El círculo virtuoso de herramientas de gestión para tu startup o pyme (cuando no es un e-commerce)

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Sí, he querido especificar en el título que el siguiente listado de herramientas va orientado a startups y pymes que no son e-commerce porque este tipo de negocio tiene sus propias herramientas de venta, de facturación… incluso de seguimiento. No obstante, varias de las aplicaciones que a continuación se mencionan pueden ser utilizadas por e-commerce, y no nos olvidemos de que lo más importante no es la herramienta sino hacer un buen uso de ella, es decir, el método.

Uno de los varios proyectos en los que actualmente me encuentro inmersa se trata de una agencia en Nueva Zelanda para asesorar a la comunidad hispanohablante a estudiar, trabajar o incluso emigrar al País de la Nube Blanca. El “pequeñín” nació el día 30 de octubre de 2015, así que si sabes de alguien a quien le pueda interesar nuestros servicios… aquí estaremos, en www.faindersnz.com 🙂

Pues bien, en el proceso de creación de la compañía, mi socia, Noa Veiga, la ideóloga del proyecto, y yo seleccionamos cuidadosamente todas las herramientas que iban a sustentar el día a día de la compañía para convertir esta pequeña startup en un sistema que funcionara correctamente desde el principio, sentando las bases de un entorno fácilmente escalable y exportable a otros servicios y países. Estas herramientas van desde las aplicaciones de Marketing que íbamos a necesitar para hacer crecer la empresa hasta el repositorio de los datos más delicados de la compañía, el CRM.

El dominio, la web y el blog

webNosotras nos decantamos por una web creada en WordPress, con una plantilla comprada en thethemeforest de Envato Market, y alojada en BlueHost. El precio inicial y la facilidad de configuración de este proveedor de hosting, así como su soporte internacional, hizo que nos decantáramos por él tras un benchmark que incluía otros 5 proveedores.

El blog es una sección de la web y, por supuesto, ambos se han ido configurando añadiendo diversos widgets que dotaban de funcionalidades de marketing:

  • JetPack: para mejorar aspectos de rendimiento de la web, crecimiento de tráfico y otros temas de gestión del propior WordPress
  • Google Analytics: para hacer un buen seguimiento de visitas, visitantes, accesos, etc. (junto a la funcionalidad Site Stats de JetPack)
  • WP Leads Builder For Any CRM: para enviar leads directamente a nuestro CRM
  • WP Super Cache, Smush o Autooptimize: para mejorar el rendimiento de la web

El e-mail: one to one / one to many

e-mailEl ideal, si te lo puedas permitir, es comprar Google Apps for Work que desde 40€ por usuario/año te permite disponer del correo de Gmail, Google Calendar, Google Drive, Hangouts… y todas las herramientas de Google pero configuradas bajo tu dominio corporativo (el que previamente habrás comprado en BlueHost o el proveedor correspondiente). Una opción más económica es utilizar los correos electrónicos que normalmente vienen incluidos en el pack de alojamiento del proveedor de hosting. En nuestro caso, contábamos con 100 posibles correos corporativos, pero como no queríamos renunciar al sistema de webmail (acceso a tu correo desde web) de Gmail, el más eficiente del mercado sin duda (con el permiso de Office 365 ;-)), creamos cuentas gratuitas de Gmail y configuramos los correos de BlueHost siguiendo las indicaciones que el mismo BlueHost proporciona: How to access your e-mail with Gmail.

Esta es la mejor opción para disponer de un sistema de e-mail individual, personalizado y corporativo, pero que no se debe confundir con una de las herramientas mas potentes a nivel de Marketing, el e-mail marketing, la mejor manera para hacer llegar mensajes informativos, promocionales o transaccionales a todos tus contactos (¡nunca utilices tu correo corporativo para ello, por favor!). La app más utilizada en el mercado (aunque quizás no la más barata según el número de leads o envíos que manejes -hasta 2000 receptores es gratuita-) es MailChimp y prácticamente todo el que la utiliza se queda encantado con ella.

La gestión documental

DocsSin duda para compartir documentos, sobre todo si dispones de la suite de Google Apps, es GDrive. Un sistema que te permitirá disponer de tus documentos en tanto en la nube como en local, y desde cualquier dispositivo. Es rápido y está integrado con el resto de herramientas de Google si te has decantado por Google Apps for Work.

¿Que eres un nostálgico amante de Microsoft? Con Office 365 disfrutarás también de opciones de gestión y creación documental en la nube, con la ventaja de que tendrás incluida toda la suite de ofimática de Microsoft (Word, Excel, PowerPoint) también disponible en el pack. De hecho, en el momento de publicación de este post se incluye la nueva versión “Office 2016” para PC y Mac.

Y no nos olvidemos del gran Dropbox, una herramienta especializada y focalizada en el almacenamiento y compartición de documentos, el ideal cuando lo que te interesa es únicamente este servicio y que también se puede integrar con otras herramientas, como la app de comunicación interna que a continuación os presento.

El CRM

CRM¿Pero yo necesito un CRM? Si tienes una empresa, sea del tipo que sea, la respuesta es SÍ, sin dudarlo.

Un CRM es la herramienta de gestión de toda la actividad de tu compañía y su misión es almacenar y estructurar tus clientes potenciales, clientes reales, proveedores, datos de contacto y para la facturación, productos/servicios que se comercializan, datos sobre la actividad de tu equipo comercial… Existen numerosas soluciones en el mercado, pero nosotras nos decantamos por Zoho CRM por su relación calidad/precio, por su usabilidad, flexibilidad, y porque nuestros amigos de SagitaZ, consultores especializados en Zoho, nos hicieron un asesoramiento espectacular en los inicios.

Una de los principales retos de un CRM y al mismo tiempo una de las claves de su éxito, es su configuración inicial: los campos de cada sección (leads, trials, contacts, accounts…), la relación/dependencias entre ellos, el enfoque hacia la posterior explotación de los datos mediante reportsdashboards, la definición de procedimientos/fases en función del proceso comercial… Un ejercicio nada trivial y al que conviene dedicarle algo de tiempo para que inicialmente sea lo más fiel posible a las necesidades de la empresa. Por supuesto esta configuración no tiene por qué ser definitiva y se puede ir puliendo progresivamente. De hecho, un CRM que no se actualiza con el paso del tiempo, seguro que acaba con grandes limitaciones para sus usuarios… 🙂

La herramienta de comunicación interna

Comunicación interna¿También necesito una herramienta de comunicación interna? Pues también.

Una vez más, la variedad de aplicaciones en el mercado es grande, por supuesto. Aquí se encuentra la joya de mi corazón, Zyncro, la empresa con la que he tenido la suerte de colaborar, aprender y caminar durante más de 4 años (y con la que aún lo hago de manera más puntual), haciéndola crecer exponencialmente hasta convertirse en uno de los principales players del mercado a nivel internacional. Pero dada su orientación -cada vez mayor- a gran empresa, nos decantamos por la app de moda en el mercado: Slack.

Con una herramienta de comunicación interna, especialmente útil en el caso de equipos de trabajo deslocalizados, podrás mantenerte constantemente informado de lo que transcurre en las diferentes unidades de negocio, compartir ideas en formato de mensaje, archivo o fotografías, y recibir feedback en tiempo real, tanto desde tu ordenador (ya sea portátil o de sobremesa) o desde tu teléfono móvil, compartir logros u opciones de mejora y, en pocas palabras, sentirte “profesionalmente” acompañado allá donde estés…

La gestión de proyectos

projectsObjetivos, fases, responsables, tareas, notas, checklists, votaciones, enlaces… todo eso y más ofrece Trello: una herramienta a modo de dashboard en la que te desplazarás de forma más horizontal que vertical (simulando una serie de procedimientos que se suceden temporalmente y de forma consecuente) y con la que podrás tener bien controlados todos los elementos de cada proyecto que realices en la empresa, que al fin y al cabo es cada línea de trabajo dentro de una organización.

Contabilidad y finanzas

FinanzasReconozco que éste no es mi principal ámbito de especialidad, y también aquí se multiplican las opciones, pero quisiera destacar una herramienta que va cobrando cada vez más fuerza en el ámbito de las gestorías y la pequeña empresa, especialmente en el panorama español: Quipu. Quipu es una herramienta genial para gestionar toda tu facturación (ingresos, gastos…), contactos y documentación a presentar a la Hacienda Pública, intuitiva, sencilla, rápida, segura y cloud.

Si te mueves en un nivel internacional, sobre todo si es con una contabilidad de estilo anglosajón (mucho más simple que la de los países que siguen la concepción latina), una de las soluciones actuales más atractivas tanto a nivel de Marketing como de la aplicación en sí misma es Xero (que además suma puntos por ser de origen neozelandés ;-). Y cómo no, existen opciones específicas de tipo add on a tu CRM, tipo Zoho Book, y las soluciones específicas que ofrecen los grandes fabricantes como Sage, líder del mercado, SAP, Microsoft… en los que tampoco entraré.

Después de esta revisión general, me gustaría acabar de la misma manera que inicié el artículo, destacando lo básico a la hora de ponerte con este tema: Una herramienta sin control no sirve de nada.

Entiende bien para qué sirve, conoce sus funcionalidades y explótala según tus objetivos de empresa, será la forma en la que realmente cada herramienta tenga sentido para tu negocio.

Contactar con Patricia Fernández Carrelo

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